Salonsoftware wechseln und Kundendaten sicher umziehen
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Wer die Salonsoftware wechseln will, ohne Kundendaten zu verlieren, hält sich an eine feste Reihenfolge: zuerst alle Daten exportieren und prüfen, dann das neue Programm einrichten und mit einem Teil der Kundinnen testen, anschließend an einem ruhigen Tag alle Buchungslinks gleichzeitig austauschen und erst ganz am Ende kündigen. Dazu kommen zwei Punkte, die in Deutschland oft vergessen werden: der Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem neuen Anbieter und die Löschung der Daten beim alten, sobald der Umzug abgeschlossen ist.
Vier Sorgen beim Wechsel und was dahintersteckt
- „Meine Kundendaten bleiben beim alten Anbieter hängen.“
- Die meisten Programme bieten einen Export als Excel- oder CSV-Datei. Fehlt er, fragen Sie schriftlich danach. Wichtig ist, die Datei zu öffnen und zu prüfen, ob Notizen, Farbrezepturen und Besuchshistorie enthalten sind, nicht nur Namen und Telefonnummern.
- „Ich muss alles neu eintippen.“
- Viele Anbieter übernehmen den Import kostenlos, wenn Sie ihnen die Exportdatei schicken. Fragen Sie vor Vertragsabschluss ausdrücklich danach.
- „Die Kundinnen finden mich nicht mehr.“
- Das passiert nur, wenn irgendwo noch der alte Link steht. Wer am Umstellungstag alle Stellen auf einmal ändert und Stammkundinnen kurz informiert, verliert kaum jemanden.
- „Ich zahle doppelt.“
- Für einige Wochen ja, wenn beide Programme parallel laufen. Das ist die günstigste Versicherung gegen Datenverlust. Ein neuer Anbieter mit kostenloser Testphase verkürzt diese Zeit.
Checkliste für den Wechsel
| Wann | Was |
|---|---|
| Vorher | Kündigungsfrist und Vertragslaufzeit des alten Programms prüfen |
| Vorher | Kundinnen, Termine, Leistungen und Einwilligungen exportieren, Datei öffnen und kontrollieren |
| Vorher | Mit dem neuen Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO abschließen |
| Vorher | Leistungen mit Dauer und Preis, Arbeitszeiten, Pausen und Mitarbeiterinnen im neuen Programm anlegen |
| Vorher | Eine kleine Gruppe von Kundinnen importieren und eine Testbuchung vom Smartphone machen |
| Umstellungstag | Zukünftige Termine ein letztes Mal exportieren und importieren |
| Umstellungstag | Buchungslink auf Website, Instagram, Facebook und im Google-Unternehmensprofil austauschen, alte QR-Codes entfernen |
| Umstellungstag | Kurze Nachricht an Stammkundinnen: neuer Link, bestehende Termine bleiben gültig |
| Danach | Einige Wochen täglich prüfen, ob die Tagestermine stimmen; offene Gutscheine und Pakete von Hand abgleichen |
| Danach | Altes Programm kündigen, letzte Exportdatei sicher aufbewahren und die Löschung der Daten beim alten Anbieter verlangen |
Wann ist der richtige Zeitpunkt?
Ein ruhiger Wochentag außerhalb der Hochsaison: nicht im Dezember, nicht vor Abschlussbällen und Hochzeiten im Frühsommer. Ideal ist der Zeitraum kurz vor Ablauf der Kündigungsfrist des alten Vertrags, damit genug Zeit für den Parallelbetrieb bleibt, aber keine weitere Laufzeit anfällt.
Umzug zu Boona
Boona übernimmt die Übertragung der Kundendaten aus dem bisherigen Programm kostenlos und bietet drei Monate Testzeit ohne Kreditkarte, sodass beide Systeme ohne Mehrkosten parallel laufen können. Danach kostet es 2 US-Dollar im Monat plus 1 US-Dollar je weiterem Arbeitsplatz, ohne Provision. Jeder spätere Export der Kundenliste wird protokolliert, und Einwilligungen in Werbung werden mit Datum gespeichert. Gutscheine, Anzahlungen und Kartenzahlung bildet Boona nicht ab; offene Gutscheine aus dem alten Programm sollten daher in einer eigenen Liste weitergeführt werden.
Mehr zur Organisation des Salons lesen Sie in der Rubrik Salon digital organisieren, etwa zur Terminbuchung über das Google-Profil und zur Bestandsverwaltung im Friseursalon.
Häufige Fragen
- Wie lange dauert ein Softwarewechsel im Salon?
- Etwa drei bis vier Wochen von der Entscheidung bis zur Kündigung des alten Programms, wobei die eigentliche Umstellung an einem einzigen Tag passiert.
- Brauche ich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
- Ja. Wenn ein Softwareanbieter Kundendaten für den Salon speichert, verlangt die DSGVO einen solchen Vertrag. Seriöse Anbieter stellen ihn auf Anfrage oder im Kundenbereich bereit.
- Was passiert mit den Daten beim alten Anbieter?
- Nach dem Umzug sollten Sie die Löschung schriftlich verlangen und die letzte Exportdatei als Sicherung aufbewahren.